Jos asiakkaasi ilmoittaa, ettei koskaan saanut varausvahvistusta, kannattaa ensimmäisenä tarkistaa varauksen tiedoista viestien lähetyshistorian.
Viestien lähetyshistorian katsominen
Kirjaudu sisään työntekijänä
Siirry varauskalenteriisi valitsemalla Valinnat → Kalenteri
Klikkaa varaus auki
Klikkaa varausikkunan vasemmasta alalaidasta Varauksen tiedot -linkkiä
Asiakasviestintä-osiossa pääset näkemään lähetetyt ja lähetettävät viestit asiakkaalle (eriteltynä sähköposti- ja tekstiviesteihin)
Tarkistathan, onko Vello lähettänyt viestiä asiakkaalle. Jos viesti on lähetetty, mutta asiakas ei ole saanut viestiä, huomioithan että viesti on esimerkiksi voinut ohjautua vahingossa roskapostiin. Yleisesti on normaalia, että noin 5% kaikista lähetetyistä viesteistä (kaikista, ei pelkästään Vellon lähettämistä viesteistä) ei koskaan tavoita asiakasta. Yleisimmät syyt tähän ovat:
Asiakkaan yhteystiedot on lisätty varaukseen vasta varauksenteon jälkeen
Yhteystiedoissa on kirjoitusvirhe
Asiakkaan postilaatikko on täynnä
Asiakkaan roskapostisuodatus estää Vellon viestit
Viesti on ohjautunut asiakkaalla väärään kansioon
Huomioi: Jos viestihistoriassa ei näy lähetettyjä viestejä tarkistathan, että varausvahvistukset ja muistutukset on aktivoituna Vellossasi.
Varauksen tiedoissa näkyy, että sähköpostivahvistus on lähtenyt, mutta tesktivistejä ei - mitä teen?
Onko tekstiviestipaketti aktivoitu tilillä ja onko tarpeeksi Saldoa?
Mene kohtaan Valinnat → Käyttäjätili → Laskutus
Vieritä sivua alas kohtaan Lisämahdollisuudet
Katso että kohdassa Tekstiviestit ei löydy nappia jossa lukee Aktivoi tekstiviestit. Jos sellainen on, tätä täytyy painaa (viestit eivät olleet aktiivisia)
Jos Tekstiviestit on aktivoitu jo, katso onko tilillä tarpeeksi Saldoa. Jos ei, lataa lisää (viestit eivät lähteneet koska siihen ei ollut tarpeeksi Saldoa)
Onko tekstiviestivahvistusten lähettäminen päällä yleisesti?
Mene kohtaan Valinnat → Asetukset → Viestintä
Katso että kohdassa Lähetä varausviestit asiakkaalle tekstiviestillä (vaatii viestipaketin ja aktivoinnin kalenterissa) on nappi kytketty päälle
Onko tekstiviestivahvistusten lähettäminen päällä kalenterikohtaisesti?
Mene kohtaan Valinnat → Asetukset → Kalenterit
Klikkaa haluamasi kalenterin nimeä
Mene Viestintä-välilehdelle
Kohdasta Lähetä varausviestit asiakkaalle tekstiviestillä (vaatii viestipaketin) katso, että nappi on kytketty päälle
Onko asiakkaan tietoihin lisätty puhelin numeroa?
Jos ajanvarausta luodessa puhelin numeroa ei lisätty, niin tieto puuttui kun ohjelma yritti lähettää viestiä.
Huomioithan, että jos puhelin numero puuttui ajanvarauksen luontihetkellä, myös mahdolliset muistutusviestit eivät myöhemmin lähde.
Jos viestiä ei ole lähtenyt, mutta kaikki mutta kaikki muut asetukset ovat päällä, kokeile lähettää asiakkaalle uusi varausvahvistus käyttäen tätä ohjetta: Miten lähetän uuden varausvahvistukset tekstiviestillä asiakkaalle?
Varauksen tiedoissa näkyy, että sähköpostivahvistusta ei ole lähtenyt - mitä teen?
Tarkista seuraavat asiat.
Onko varausvahvistusten lähettäminen päällä yleisesti?
Mene kohtaan Valinnat → Asetukset → Viestintä
Katso että kohdassa Lähetä varaus- ja peruutusvahvistukset asiakkaille sähköpostitse on nappi kytketty päälle
Onko varausvahvistusten lähettäminen päällä kalenterikohtaisesti?
Mene kohtaan Valinnat → Asetukset → Kalenterit
Klikkaa haluamasi kalenterin nimeä
Mene Viestintä-välilehdelle
Kohdasta Lähetä varausviestit asiakkaalle sähköpostitse katso, että nappi on kytketty päälle
Onko asiakkaan tietoihin lisätty sähköpostiosoitetta?
Jos työntekijä loi ajanvarauksen ja sähköpostiosoite lisättiin vasta myöhemmin, niin tieto puuttui kun ohjelma yritti lähettää viestiä.
Jos viestiä ei ole lähtenyt, mutta kaikki mutta kaikki muut asetukset ovat päällä, kokeile lähettää asiakkaalle uusi varausvahvistus käyttäen tätä ohjetta: Miten lähetän uuden varausvahvistuksen asiakkaalle?