Tilat ja Tarvikkeet on Vellon työkalu, joka automatisoi hoidossa tarvittavien tilojen ja/tai laitteiden varaamisen.
Käytännössä työkalu tekee yhdellä ajanvarauksella kaksi varausta samalle ajankohdalle: Vello varaa työntekijän ja tilan/tarvikkeen varausta varten.
Tarpeesta riippuen, joskus on tarpeen varata tietty tila (esimerkiksi höyrysauna) ja joskus riittää, että jokin tila on varattu hoitoa varten.
Hyvä tietää: Vellossa voit varata automaattisesti valintasi mukaan joko tietyn tilan tai jonkin saatavilla olevista tiloista.
Kun tietty tila on edellytys hoidon onnistumiselle
Tietyn tilan varaaminen on tärkeää, kun asiakkaan varaama hoito on mahdollista toteuttaa vain määritellyssä tilassa tai huoneessa.
Esimerkkejä tilanteista, joissa tietty tila varataan hoidon yhteyteen:
Rentoutuskellunta voidaan toteuttaa vain tilassa, jossa on amme
Lihaskuntotesti voidaan toteuttaa vain liikuntasalissa
Pakohuonepeliä varten varataan oikea pakohuone
Vinkki: Tilat, jotka ovat yksilöllisiä ja tiettyyn tarpeeseen soveltuvia, nimetään Vellossa usein kuvaavalla nimellä esimerkiksi "Kelluntahuone". Saatavilla olevaksi määräksi annetaan usein 1 (yksi).
Huomioi: Tietyn tilan liittäminen hoidolle tarkoittaa, että ajanvaraus hoitoon on mahdollista vain, kun tämä nimenomainen tila on vapaana. Tämä voi rajoittaa ajanvarausmahdollisuuksia ja vähentää varausten määrää merkittävästi.
Kun mikä tahansa tila riittää
Kun tiloja on useita ja ne ovat keskenään samanlaisia, voidaan Vellossa jättää tilojen yksilöinti väliin, ja ainoastaan kertoa Vellolle, kuinka monta tilaa yrityksellä on käytössään.
Ajanvarauksen yhteydessä Vello varaa hoidolle yhden (tai useamman) vapaina olevista tiloista, muttei tarkemmin määrittele, mikä tila hoitoon on varattu.
Mikä tahansa tila -mahdollisuutta voidaan hyödyntää myös, kun
tilat on jaettu pienempiin osiin ja hoito vaatii yhden tai useamman osan käytön
tilaan mahtuu kerralla useampi asiakas, mutta samanaikaisten asiakkaiden määrää halutaan rajoittaa tai varmistua, ettei tilan enimmäishenkilömäärä ylity
tilaa ei tarvita koko hoidon ajaksi ja tila voidaan luovuttaa toiselle lyhyen käytön jälkeen
Esimerkkejä tilanteista, joissa mikä tahansa tila riittää hoidon toteuttamiseksi:
Hierontaa varten varataan yksi hierontahuoneista
Fysioterapeuttista kuntoilua varten varataan kuntosalilta yksi viidestä asiakaspaikasta
Hammaslääkärin vastaanotto kestää 30 minuuttia ja tarpeellinen röntgenkuvaus 10 minuuttia. Tilaan on määritelty yhteensä kolme paikkaa, mikä tarkoittaa, että tila voidaan varata kolmelle eri hammaslääkärille samanaikaisesti - jokaiselle yhtä 10 minuutin käyttöä varten.
Vinkki: Tilat, jotka ovat keskenään samanlaisia, nimetään Vellossa usein yleisluontoisella nimellä esimerkiksi "Huone". Saatavilla olevaksi määräksi annetaan huoneiden lukumäärä esimerkiksi 5 (viisi).
Huomioi: Minkä tahansa tilan liittäminen hoidolle tarkoittaa, että ajanvaraus hoitoon on mahdollista, kun jokin tiloista on vapaana. Tämä laajentaa ajanvarausmahdollisuuksia ja voi lisätä varausten määrää.